Het einde van het jaar komt in zicht. Traditioneel de tijd voor de functioneringsgesprekken. In dat licht heb ik een krantenbericht bewaard. Antoon Vugts, directeur HR aan de Universiteit Maastricht zegt daarin:

‘Functioneringsgesprekken zijn vaak een moetje. Leidinggevenden zetten vinkjes op een door de afdeling HR gemaakt formulier. Soms is het gespreksverslag al af voor het gesprek. Dat is toch de dood in de pot?’

Zo is het. Een extreem voorbeeld hoorde ik van mijn schoonzoon die werkt bij een multinationaal bedrijf. Bij hem is het functioneringsgesprek gekoppeld aan een bonus. En hoe gaat dat: het hoofdkantoor bepaalt hoeveel geld er is, dat wordt via een rekensom toebedeeld aan zijn afdeling en de gespreksformulieren worden zo ingevuld dat het gewenste gemiddelde precies gehaald wordt. Deze invuloefening heeft niets te maken met hoe hij in werkelijkheid functioneert. Was dat maar waar. Want over dat werkelijke functioneren wordt nooit gesproken.

Dit voorbeeld is wellicht wat extreem. Ook als er geen sprake is van een invuloefening heeft het traditionele functioneringsgesprek twee grote beperkingen:

1. als basis wordt doorgaans een vooropgezette lijst met competenties of functieclassificaties gebruikt. Die lijst wordt nagelopen. Iemands functioneren wordt geplaatst in een abstract en theoretisch kader. In plaats van uit te gaan van wat iemand daadwerkelijk presteert.
2. de nadruk komt te liggen op wat niet goed is. Daar moet betrokkene wat aan doen. Een klassiek misverstand over het motiveren van mensen. Verbeteren van waar je van nature niet zo sterk in bent vergroot eerder je frustratie. Terwijl het stimuleren van waar iemand wel sterk in is die persoon doet groeien in nog beter willen worden.

Schaf het af, deze demotiverende benadering van hoe mensen in hun werk staan. Wat dan wel? Neem iemands talent als ingang. In dat ene originele natuurtalent dat ieder mens heeft schuilt een enorme motivator. Talent beoogt zichzelf voortdurend te verbeteren. Het wil problemen oplossen, projecten tot een goed einde brengen, mensen helpen, collega’s stimuleren. Talent is goud waard voor de betrokkene en voor de werkorganisatie. Het zou geweldig zijn om iedereen die werkt periodiek uit te dagen nog meer uit het eigen talent te halen. Een keer is mij een dergelijke draai aan de functioneringsgesprekken gelukt. Bij een bedrijf met 600 mensen. Het lukte mij en P&O niet om het betreffende systeem te doorbreken. Want de uitslag van het functioneringsgesprek zat vast aan het beloningsgebouw en dat zat weer vast aan het functiegebouw. Niemand had zin in de jaarlijkse gesprekken. Maar ja, die moesten nu eenmaal gebeuren.

Wij hebben toen van de nood een deugd gemaakt door boven het formulier een vakje toe te voegen waarin iemands talent stond. En het gesprek te richten op de vraag: wat wil je komend jaar leren in het verder ontplooien van je talent? De betreffende leidinggevenden moesten wel een jaar wennen aan deze radicale omkering in de aard van het gesprek. Maar na dat jaar keken alle betrokkenen met een gezonde spanning uit naar dit talentgesprek.